Jak zewidencjonować spuściznę?

Przedstawiamy skrócony opis metody, jaką można zastosować przy ewidencjonowaniu spuścizn.

Opiera się ona na zapisach „Wytycznych Archiwum Polskiej Akademii Nauk z/1990 r. opracowania spuścizn archiwalnych po uczonych” (Warszawa 1990) oraz  w charakterze uzupełnienia na publikacji „Archiwistyka społeczna” Ośrodka KARTA z 2012 roku. Dotyczy szczególnie spuścizn po osobach, które mają dorobek naukowy, publikatorski, a także z działalności dydaktycznej czy społecznej.

  1. Pierwszym etapem jest zebranie danych o twórcy spuścizny znajdujących się w publikacjach, takich jak czasopisma specjalistyczne, monografie, encyklopedie, słowniki. Mogą to być np. notki biograficzne, życiorysy, bibliografie, biogramy powstałe za życia i po śmierci twórcy spuścizny.
  2. Następnie dokonujemy wstępnego przeglądu zawartości spuścizny. Na tym etapie możemy nadać prowizoryczną numerację teczkom, pudłom i innego rodzaju pojemnikom, w których znajduje się spuścizna. Sporządzamy wstępny plan porządkowania. Być może twórca spuścizny nadał już zgromadzonym materiałom – lub ich części – jakiś porządek. W takiej sytuacji warto go uwzględnić przygotowując wstępny plan porządkowania.
  3. Kolejnym etapem jest wstępna segregacja materiałów zawartych w spuściźnie. Dokonujemy rozpoznania zawartości poszczególnych pudeł, teczek, albumów, etc. I stanu ich uporządkowania. Sprawdzamy, jaki jest stan zachowania materiałów archiwalnych i czy niektóre z nich nie wymagają konserwacji. Na tym etapie warto też wyróżnić oryginały od kopii.
  4. Wydzielamy materiały, które nie mają charakteru archiwalnego i nie są związane merytorycznie z materiałami spuścizny, nie mają też trwałej wartości naukowej. Wstępnie identyfikujemy materiały do brakowania – np. podwójne kopie, materiały, które przypadkowo znalazły się w zbiorach.
  5. Następnie rozkładamy materiały spuścizny według schematu obejmującego:
  • prace twórcy spuścizny,
  • materiały dotyczące działalności zawodowej twórcy spuścizny,
  • materiały dotyczące działalności społecznej, politycznej twórcy spuścizny,
  • materiały biograficzne,
  • korespondencja,
  • materiały o twórcy zespołu,
  • materiały rodzinne (rodowe),
  • materiały osób obcych,
  • załączniki.
  1. Przystępujemy do ukształtowania zespołu, jaki stanowi spuścizna. Nadając układ naszemu archiwum i dobierając metodę porządkowania możemy, ale nie musimy, stosować się do wytycznych ustanowionych dla sektora państwowego, gdyż ani archiwa społeczne prowadzone przez organizacje pozarządowe, ani archiwa rodzinne czy inne prywatne, nie znajdują się poza nadzorem archiwalnej administracji państwowej.
  2. Przystępując do segregowania dokumentacji dzielimy materiały spuścizny na serie i ewentualnie na podserie, a następnie dokonujemy w ich obrębie systematyzacji według przyjętego wcześniej układu (pierwotnego, czyli nadanego mu przez twórcę lub do niego zbliżonego, strukturalnego lub strukturalno-rzeczowego, rzeczowego, wynikającego z funkcji lub treści dokumentacji).
  3. Kolejnym etapem jest uformowanie jednostek archiwalnych. Są to fizycznie wyodrębnione części materiałów archiwalnych w naszym zbiorze, posiadające samodzielne znaczenie. Podział na jednostki archiwalne zależeć będzie od charakteru materiałów w poszczególnych grupach w schemacie wymienionym w pkt. 5.
  4. Dokonujemy brakowania, czyli pozbywamy się dubletów i wtóropisów. Według naszej wiedzy archiwiści społeczni są zazwyczaj niechętni brakowaniu, jednak nie oznacza ono, że wybrakowane materiały muszą trafić na makulaturę. Dublety i wtóropisy możemy przekazać do bibliotek lub do innych zbiorów, możemy też wykorzystywać je na wystawach, etc. Decyzję o ewentualnym brakowaniu warto skonsultować ze specjalistami.
  5. Następnie przystępujemy do inwentaryzacji spuścizny. Polega ona na sporządzeniu opisu całego zespołu na poziomie jednostek archiwalnych. Polecamy wykorzystać do tego darmowe oprogramowanie archiwalne, np. program OSA opracowany przez Ośrodek KARTA czy program ZoSIA, udostępniany przez Narodowe Archiwum Cyfrowe.
  6. Efektem inwentaryzacji będzie sporządzenie inwentarza spuścizny. Zastosowanie oprogramowania archiwalnego pozwoli na automatyczne wygenerowanie inwentarza na podstawie wprowadzonych wcześniej opisów jednostek archiwalnych. Inwentarz stanowić będzie podstawową pomoc archiwalną, ewidencyjną i informacyjną.
  7. Inwentarz uzupełniamy wstępem zawierającym: życiorys twórcy spuścizny, wiadomości ogólne o spuściźnie, charakterystykę materiałów spuścizny oraz metod porządkowania i inwentaryzacji, uwagi końcowe. Po wstępie możemy umieścić bibliografię źródeł i prac wykorzystanych do opracowania inwentarza, przegląd zawartości inwentarza oraz wykaz zastosowanych skrótów.
  8. Inwentarz publikujemy na naszej stronie internetowej, możemy też wydać go lub wydrukować w formie papierowej i udostępniać gościom odwiedzającym nasze archiwum.